物业承接查验活动是履行前期物业服务合同的关键环节，专业要求高，工作量大，涉及物业管理区域内全体业主的利益，对物业服务企业日后管理具有重大影响。当前，许多物业项目在交接时，承接查验工作未能引起各方足够重视，环节缺失或流于形式的现象较为普遍，致使许多问题和矛盾未能及时揭示并处理，埋下诸多隐患，极易引发物业矛盾。
近期，海盐县某房地产开发有限公司以及物业服务公司向浙江省海盐县公证处提出申请，对该小区的物业承接查验过程办理保全证据公证。整个查验过程分为两部分：一是对建设单位向物业服务企业移交相关图纸资料的过程进行保全，二是对共有部分、共有设施设备实地查验的过程进行保全。为了节约时间成本，保证工作效率，公证人员根据事先商定的保全方案明确分工，由2名公证员分别带领助理，同时进行两项保全工作。
图纸资料移交过程中，由公证人员依照文件规定对建设单位移交的图纸资料进行一一清点，查看是否有缺漏，其中包括竣工图、设施设备清单、准用文件、业主名册和物业清单等。未能移交的材料由建设单位列出清单并书面承诺补交期限。
实地查验过程中，则由公证人员跟随建设单位人员、物业服务企业人员及专业技术人员对物业共有部分、共有设施设备进行实地检查，并对整个实地检查过程进行保全。整个流程包括：依照建设单位提供的汇总清单，查看建筑物的承重墙体、楼梯间、电梯井道、架空层等共有部分，检查电梯、水泵、发电机、消防设施、污水处理设施等共有设备设施的数量、状态和使用情况，最后就查验情况形成书面记录，由查验人员签字确认。
仅花了3小时不到，共有设施设备及物业移交资料查验工作圆满完成。随后，房产公司、物业服务公司的代表人签订《物业承接查验协议》。这也是海盐县公证处办理的首个物业承接查验活动保全证据公证。
物业承接查验活动有了公证机构的全程参与，不仅能够明晰建设单位与物业服务企业的责任边界，预防日后管理过程中产生的物业矛盾，还能充分保护物业管理区域内全体业主的利益，促进社会和谐发展。
