2011年10月，党中央在《中共中央推动文化大发展大繁荣的决定》中确定了加快文化产业发展，推动文化产业成为国民经济支柱产业的发展方向。
在文化产业领域，版权保护是尊重文化创意和激励文化创新的一项基本制度需求，随着网络、数字化技术在文化产业中的应用，如何在现有法律制度框架下创新法律工作形式以服务文化产业发展，已成为亟待解决的新课题。“智慧保险箱”电子公证即属于这其中探索并实施的司法举措之一。
一、 “智慧保险箱”电子公证的背景历程
北京市方圆公证处于2010年8月与北京国际版权交易中心签订战略合作协议，共同探讨将公证与网络数字化技术结合，通过互联网为广大权利人提供高效便捷的版权作品公证服务。作为“智慧保险箱”的发起方，北京国际版权交易中心由政府出资,坐落于北京市CBD，是北京市打造“版权之都”的实施机构之一，定位于文化产业核心版权领域的公共服务，是进行版权展示、交易、投融资及各种其他版权活动的专业平台。近两年来，双方共同经历了创意的设立、软件的研发、设备的调试，先后组织了五次专家研讨及社会调研，进行了300多件公证事项的试办。各项前期准备工作完成后，在北京市正式提出建设“版权之都”之时，于2012年4月26日国际版权日正式向社会推出了“智慧保险箱”。
“智慧保险箱”在研发过程中已引起各界关注，2011年11月13日，人民日报发表题为“中国首个‘智慧保险箱’建成使用”的要闻，新闻出版总署署长、国家版权局局长柳斌杰做出了重要批示：“这是一件大好事，把材料反映总结一下报上来，加以鼓励和支持”，版权管理司司长于慈珂批示“抓紧了解有关情况并分析研究”。随着我国著作权法修订工作的全面启动与进行, “智慧保险箱”项目在通过专家论证的基础上，已被列入最高人民法院在电子公证领域开展实践的重点项目。2012年2月，北京市司法局于弘源局长要求北京市方圆公证处将该项目填入了《市领导调研信息统计表》。
二、“智慧保险箱”电子公证的证明方式
“智慧保险箱”是将现代网络数字化技术与公证办证程序紧密结合，为权利人各种类型的数字版权作品提供存储、保全、证明等综合性服务的网络信息平台，在接收、存储权利人上传的各项作品数据的基础上，公证证明上传人（包括个人、法人及其他组织）在某一时刻已创作出或已拥有什么样的作品（包含一切能数字化的作品和各种类型电子文档，覆盖音乐、影视、文学、美术、动漫、设计、广告等文化产业），并对上传人原始信息（数据）提供安全保密服务，为日常工作、商业活动领域的作品归属、商业秘密、作品版权交易、作品版权登记等涉及的作品确权提供具有法律效力的电子证据。
版权的产生源于原创，原创的关键在于时间的先在性。根据我国现行法律体系，与商标、专利采注册主义不同，版权的取得采创作主义。目前除计算机程序外，并无统一的版权登记制度，已有的登记在法律上仅被视为版权取得的初步证据。由于版权的取得源自作品创作完成之时且不依赖登记，因此，当发生版权纠纷时，权利人如何权威举证证明其在何时已完成了作品创作至关重要。在法院受理的实际侵权案件中，这一版权权属举证点成为最关键也是最难实现的环节。
传统的公证证明基本是在侵权事实发生后通过保全和固定侵权事实来为版权主张人维权提供证据，在版权确权环节鲜有介入。而在信息化时代版权的产生凸显了以数据为载体的特质，表现出实时性、全天候的特点。版权主体针对长期在线形成的大量版权数据提出了予以实时、完整保全的公证申请，但受制于传统纸笔公证对电子数据真实性、有效性的难以把控，已有的公证证明方式对这一需求无法满足。而将现代网络数字技术与公证办证程序紧密结合，创新的电子公证证明方式是传统公证证明方式在网络领域的延伸运用，公证的证明本质没有发生变化，针对公证对象的电子化，电子公证将公证业务放到网络上办理，网络成为公证机构履行公证职责的另一种平台。较之传统公证证明方式，电子公证证明方式具有了对电子数据真实性、完整性予以把控和证明的能力，“智慧保险箱”即是电子公证的一个重要实践。
公证是公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的公证活动。其中版权作品的创作时间与内容即属于有法律意义的事实。公证机构作为法定的、权威的“第三方机构”，在“智慧保险箱”电子公证中，并非确权机构，而是版权人取得在先权利原始电子证据的证明人。
公证机构通过在网上办理保全证据公证，确认上传人向“智慧保险箱”上传作品数据的时间节点客观、真实、有效，并对存储于“智慧保险箱”的上传数据进行备份，具体证明如下内容：
1、上传人上传作品数据的时间点
上传人上传数据的时间从国家授时中心提供的时频设备获取，与国家授时中心时间保持一致。该时间点具有较高的准确性和客观性。
2、上传人上传作品数据的内容
上传人上传的文档、视频、音频、图片、动漫、工业设计、服装设计、广告创意等一切能数字化的作品和电子文档。
实践中，电子证据的特征具有矛盾双重性——客观真实性和易删改性。我国法律要求诉讼中的证据必须具有真实性、合法性和关联性，三者缺一不可。通过对“智慧保险箱”中上传电子证据进行公证保全，公证机构确认了作品数据上传时间及原始内容的真实性、客观性，在版权权属纠纷发生时通过公证保全的电子证据可以很好地作为认定事实的依据。因此，公证服务在版权领域呈现了从维权向确权不断深化的局面。
三、“智慧保险箱”电子公证的方案设计
北京市方圆公证处在严格遵循《公证法》及《公证程序规则》相关规定的前提下，设计出了“智慧保险箱”电子公证办证程序方案，满足了版权人和北京国际版权交易中心的使用需求，具体如下：
1、北京市方圆公证处与北京国际版权交易中心双方技术人员搭建了“智慧保险箱”数据传输平台，上传人上传数据后，北京国际版权交易中心作为公证申请人将经校验的数据（包括原始数据、上传人数据、校验数据三部分；其中原始数据指作品信息；上传人数据指上传人的身份信息；校验数据是核对信息，用于核对数据传输的完整性和一致性）推送到北京市方圆公证处专用接收服务器申请保全证据公证。
2、收到推送的数据后，北京市方圆公证处根据北京国际版权交易中心提供的校验软件，编排新的校验软件，对北京国际版权交易中心推送过来的数据经上述校验软件再次进行校验，以确保接收到的数据与推送的数据一致。
3、校验过推送的数据后，北京市方圆公证处将北京国际版权交易中心推送过来的数据存储于北京市方圆公证处专用存储服务器。北京市方圆公证处在接收到北京国际版权交易中心推送的数据后，北京市方圆公证处业务服务器系统可自动按自然顺序生成公证申请号。公证员查看审核上述接收数据后，通过对话框格式在该系统中进行确认受理。公证事项确认受理后，业务服务器系统自动生成公证书号，并借助预置的公证词模版和信息抓取功能，自动从接收的数据中提取关键信息生成公证词。之后，该系统将电子化的公证书自动回馈到“智慧保险箱”，北京国际版权交易中心、上传人即可查看有关信息，此时北京市方圆公证处完成公证书送达。
4、在受理和出证环节，北京市方圆公证处采用电子邮件方式对“智慧保险箱”上传人进行公证告知和办理进程的通知。同时，北京市方圆公证处在官网www.bnpo.gov.cn上增设了“智慧保险箱电子公证”查询栏目，上传人可登陆网站查看其向“智慧保险箱”上传的作品数据是否已完成了公证办证程序。
5、当上传人需对“智慧保险箱”上传人信息和作品数据进行提取时，须亲自或委托他人到公证处申请办理保全证据公证，公证处可另行为数据上传人单独出具保全证据的实体公证书。
四、“智慧保险箱”电子公证的实效特性
融合网络技术和公证制度的双重优势，“智慧保险箱”电子公证适应了当下快节奏的社会现状，满足目前复杂多变的社会需求，在实践具备了以下四大特性：
1、安全
在信息安全上，“智慧保险箱”采用不可逆的加密运算法，对上传人上传的数据进行多重加密，并对所有数据植入唯一识别码，以确保不被破解。所有本项目的软硬件标准及安全等级均符合国家对高级机密系统标准的要求。
在存储安全上，北京国际版权交易中心和北京市方圆公证处对数据进行了多重备份，除达到著作权法规定的作者去世五十年的长期期限之外，更符合了公证档案存放的无限期期限要求。
2、公正
为确保时间的权威性，“智慧保险箱”服务器并未采用服务器时间，而是采用了国家授时中心的时频设备，以国家授时中心发布的标准时间为时间源。
此外，上传人上传作品后，将获得北京国际版权交易中心颁发的数字证书（含北京市方圆公证处的公证书编号）。借助法定证明机构的证明行为，上传信息的证明效力得以有效提升。
3、高效
权利人在完成作品的第一时间即可进行数据上传，解决了版权登记中提出申请至取得证书期间无法保障其权利不被侵害的难题，通过智慧保险箱的专属服务可对上传作品的数据信息及上传时间进行实时公证，以获得及时保护。
4、便捷
网络技术的运用，使得上传人的申请不受工作时间和执业地域的限制，只要登录互联网即可对所有类型的数字作品进行电子公证。整体使用流程简单易用，价格低廉，近乎公益。
基于制度的安排、技术的支持和现实的需要，“智慧保险箱”项目秉承了电子公证理念，一经出现，即在文化产业的版权保护领域应用效果显著，成绩斐然。“智慧保险箱”项目虽然只是电子公证理念在国内的初步尝试，但已经展现了强大的生命力。
值得关注的是，如何通过电子公证理念将公证导入文化产业中无形财产的确权领域，大力拓展公证的服务范围，并进而嵌入到相应的流转领域，以奠定公证在文化产业中无形财产流转领域内的基础地位，进而将公证的公信力从现实生活延伸至虚拟的网络世界之中，同时通过推进立法进程，为文化产业发展出力，打造全新的公证行业形象，这是一项长期而艰巨的任务，既关系于公证行业精准的服务策略定位,又离不开司法行政机关实时的政策方针指导，更有赖于司法行政机关长期的制度建设支持。
风正好加力，兴业正当时，可以预见，藉国家文化大发展大繁荣政策之风，电子公证正呈现出广阔的发展前景，必将广泛应用于文化产业领域，开创着公证服务文化产业的新纪元！
